Разобраны основные моменты при написании деловых писем. Проанализирован каждый ключевой пункт: тема, приветствие, основная часть, подпись, вложенные файлы. Приведены примеры и основные ошибки при написании писем.
Нередко началом деловых отношений между будущими партнерами становится переписка. Как правильно составить письмо и соблюсти нормы деловой этики? Как привлечь партнера, а не оттолкнуть? Ни для кого не секрет, что успех сделки и залог долгосрочных бизнес отношений в 99 % случаях зависит от того первого впечатления, которое вы произвели впечатление. Как сформировать о себе и о своей компании правильное позитивное мнение, когда вам необходимо сделать это с помощью письма?
Итак, первое, что прочитает получатель Вашего письма – это его тема. Поэтому должна зацепить адресата, привлечь его внимание. Чтобы ваше письмо не было принято за спам и не затерялось в дебрях нежелательной почты, никогда не указываете в теме фразы, подобные таким: «Коммерческое предложение», «Для Вас», «Сенсация», «Акция», а также не оставляйте данное поле пустым. Тема письма – это краткое отражение его содержания. Она должна быть емкой и простой для восприятия.
Далее следует приветствие. Если это ваше первое письмо адресату, то стоит упомянуть с чего началось ваше сотрудничество, знакомство или почему вы решили его начать. Также постарайтесь сделать бизнес-комплимент. Это позволит сделать тон письма более дружелюбным и поможет расположить получателя к себе. Главное, что следует запомнить – никогда не делайте комплимент конкретно человеку. Стоит сделать комплимент бизнесу, работе сотрудников в целом, отметить значимые достижения, выставки, публикации, также постарайтесь найти что-то общее с компанией или человеком. Но не затягивайте эту часть письма. Вступление не должно быть больше 3-4 предложений. Помните, лучше всего человек фокусирует внимание на первых нескольких предложениях. Поэтому важно вовремя перейти к основной части письма.
Цель своего послания сформулируйте четко, буквально в паре предложений и с этого начните основную часть. Старайтесь быть конкретны и избегайте общих фраз. В случае, когда вам необходимо обсудить с партнером несколько вопросов, имеет смысл разбить текст на абзацы. Для большей наглядности и четкого разделения вопросов можно и пронумеровать каждый из них.
В конце стоит обозначить доброжелательное отношение к получателю письма, благодарность и надежду на ответ.
Один из самых важных моментов – подпись. Обязательно укажите, как вас зовут, вашу должность, название компании и все ваши контактные данные. Помните, ваша контактная информация должна быть максимально полной. Адресат сам выберет удобный для него способ связи. Чтобы не забывать оставлять подпись в конце каждого письма, воспользуйтесь функцией автоподписи. Она есть в любой почтовой программе.
Если у вас есть необходимость отправить адресату какие-либо файлы, то прикрепите их сразу, еще до написания самого письма. Это исключит ситуацию, когда вы можете забыть вложить нужные файлы. Название отсылаемого материала должно быть корректо и конкретно. Не следует использовать фразы подобные таким, как «Для Васи (Пети, Маши…)», «Мое», «Ком.пред.», «Инфо».
И еще несколько простых, но полезных правил:
- обращаться к получателю на «ты» и по имени стоит только в том случае, если он сам это предложил или сам так представился;
- также не следует употреблять в тексте письма смайлы. Попробуйте все-таки выразить свои эмоции словами;
- не используйте в качестве обращения, приветствия и прощания нестандартные оригинальные фразы, такие как «Дорогая/дорогой», «С любовью», «Приветствую».
Не забывайте и самое главное – будьте вежливы и доброжелательны, тогда у вас обязательно получится произвести хорошее впечатление.
Нередко началом деловых отношений между будущими партнерами становится переписка. Как правильно составить письмо и соблюсти нормы деловой этики? Как привлечь партнера, а не оттолкнуть? Ни для кого не секрет, что успех сделки и залог долгосрочных бизнес отношений в 99 % случаях зависит от того первого впечатления, которое вы произвели впечатление. Как сформировать о себе и о своей компании правильное позитивное мнение, когда вам необходимо сделать это с помощью письма?
Итак, первое, что прочитает получатель Вашего письма – это его тема. Поэтому должна зацепить адресата, привлечь его внимание. Чтобы ваше письмо не было принято за спам и не затерялось в дебрях нежелательной почты, никогда не указываете в теме фразы, подобные таким: «Коммерческое предложение», «Для Вас», «Сенсация», «Акция», а также не оставляйте данное поле пустым. Тема письма – это краткое отражение его содержания. Она должна быть емкой и простой для восприятия.
Далее следует приветствие. Если это ваше первое письмо адресату, то стоит упомянуть с чего началось ваше сотрудничество, знакомство или почему вы решили его начать. Также постарайтесь сделать бизнес-комплимент. Это позволит сделать тон письма более дружелюбным и поможет расположить получателя к себе. Главное, что следует запомнить – никогда не делайте комплимент конкретно человеку. Стоит сделать комплимент бизнесу, работе сотрудников в целом, отметить значимые достижения, выставки, публикации, также постарайтесь найти что-то общее с компанией или человеком. Но не затягивайте эту часть письма. Вступление не должно быть больше 3-4 предложений. Помните, лучше всего человек фокусирует внимание на первых нескольких предложениях. Поэтому важно вовремя перейти к основной части письма.
Цель своего послания сформулируйте четко, буквально в паре предложений и с этого начните основную часть. Старайтесь быть конкретны и избегайте общих фраз. В случае, когда вам необходимо обсудить с партнером несколько вопросов, имеет смысл разбить текст на абзацы. Для большей наглядности и четкого разделения вопросов можно и пронумеровать каждый из них.
В конце стоит обозначить доброжелательное отношение к получателю письма, благодарность и надежду на ответ.
Один из самых важных моментов – подпись. Обязательно укажите, как вас зовут, вашу должность, название компании и все ваши контактные данные. Помните, ваша контактная информация должна быть максимально полной. Адресат сам выберет удобный для него способ связи. Чтобы не забывать оставлять подпись в конце каждого письма, воспользуйтесь функцией автоподписи. Она есть в любой почтовой программе.
Если у вас есть необходимость отправить адресату какие-либо файлы, то прикрепите их сразу, еще до написания самого письма. Это исключит ситуацию, когда вы можете забыть вложить нужные файлы. Название отсылаемого материала должно быть корректо и конкретно. Не следует использовать фразы подобные таким, как «Для Васи (Пети, Маши…)», «Мое», «Ком.пред.», «Инфо».
И еще несколько простых, но полезных правил:
- обращаться к получателю на «ты» и по имени стоит только в том случае, если он сам это предложил или сам так представился;
- также не следует употреблять в тексте письма смайлы. Попробуйте все-таки выразить свои эмоции словами;
- не используйте в качестве обращения, приветствия и прощания нестандартные оригинальные фразы, такие как «Дорогая/дорогой», «С любовью», «Приветствую».
Не забывайте и самое главное – будьте вежливы и доброжелательны, тогда у вас обязательно получится произвести хорошее впечатление.